I dagens byggenæring er det flere byggeprosjekter som ender i rettssystemet, men ingen har sett på årsakene til hvorfor det er slik. Etter å ha studert emnet ″Entrepriserett″ gjennom vår byggingeniørutdanning ved Høgskolen i Gjøvik bestemte vi oss derfor for å finne ut hvorfor prosjekter havner i rettssystemet, om det fantes likheter i disse prosjektene, og hvordan dette kan unngås. 

Vi foretok intervju av 7 representanter fra byggherre- og entreprenørsiden, og studerte 8 caser hvor alle hadde endt i rettssystemet. Gjennom arbeidet med oppgaven fikk vi trukket ut de største årsaksfaktorene til at prosjekter ender i rettssaker, og oppdaget deretter flere tiltak for å minimalisere risikoen for konflikter. Under ser du en oversikt over de største faktorene, med tilhørende tiltak.

Fra casestudiene var det to hovedårsaker som skilte seg ut som avgjørende for at prosjektet gikk som det gjorde; dokumentasjon og varsling, og dårlig forarbeid. Dokumentasjon innebærer mangel på dokumenter, inkludert møtereferater, som beviser avgjørelser tatt i forhold til for eksempel økonomi, fremdrift og arbeidsbeskrivelsen. Ved endringer, avvik, uforutsette hendelser som dukker opp i løpet av byggeprosessen er det viktig å varsle alle relevante parter med en gang det oppdages. Dette er en av de viktigste faktorene i et godt samarbeid, noe man faktisk er forpliktet til ved bruk av NS 3431(punkt 7.1) og NS 8405(punkt 5).

″7.1 Partenes alminnelige opplysningsplikt
Partene plikter å underrette hverandre om forhold de bør forstå kan eller vil få betydning for kontraktarbeidet.″(NS 3431, Standard Norge)

″5. Plikt til samarbeid og lojalitet
Partene er forpliktet til å samarbeide og vise lojalitet under gjennomføringen av kontrakten.″(NS 8405, Standard Norge)

Det er mange faktorer som bestemmer hvilken entrepriseform som skal benyttes, men ofte gjenspeiler dette byggherrens vilje til å ta ansvar og risiko. I en totalentreprise havner mye av ansvaret over på entreprenøren, men byggherren mister i gjengjeld betydelig mulighet til å påvirke prosjektet. I en delt entreprise derimot må byggherren ta mye av ansvaret selv, men han har desto mer påvirkningskraft når viktige avgjørelser skal tas. 

Intervjuene viste også til dårlig forarbeid som en hovedårsak til rettssaker, og at dette kom som en følge av tidspress. Tid er penger, og penger er en vesentlig faktor i byggebransjen. Byggherren ser ofte en stor økonomisk gevinst dersom han klarer å korte ned på byggeperioden. Det påfølgende tidspresset fører til at det blir mindre tid til kvalitetssikring og bearbeidelse av anbudet, som igjen fører til uklare betingelser.

Det finnes flere tiltak for å minimere risikoen for konflikter. En fellesnevner for disse må være å ta seg god tid under planleggingsfasen for å utarbeide et godt arbeidsgrunnlag. I tillegg er det viktig å opprettholde god kommunikasjon mellom alle parter gjennom prosjektet.

Hele bacheloroppgaven kan finnes på  http://brage.bibsys.no/hig/handle/URN:NBN:no-bibsys_brage_18928

Kostnader oppstår ikke fra intet. Kostnader oppstår som følge av aktiviteter som vi driver med, og aktiviteter kan vi kutte. Å kutte kostnader uten å kutte aktiviteter, blir ofte det samme som å ta fra de ansatte vertkøyet som skal hjelpe de til å jobbe effektivt.

Gjennom over 20 år med styrearbeid i små og mellomstore bedrifter, har jeg mange ganger sittet i styremøte og sett igjennom regnskapsrapporter. Noen ganger er resultatene for dårlig og da blir det gjerne fokus på økte inntekter og reduserte kostnader. Det starter som regel med en diskusjon rundt inntekter, der kanskje svikt i forventede inntekter er starten på diskusjonen.

Deretter dreier samtalen seg om bruttofortjeneste (differansen mellom inntekter og vareforbruket), før vi går raskt forbi lønn og sosiale kostnader og retter blikket mot driftskostnadene. Her blir det ofte en større diskusjon og nøye gjennomgang rundt kostnader til lokale, vedlikehold, elektrisitet og oppvarming, vask og renhold, telekostnader, regnskaps- og revisjonshonorar, forsikringer, markedskostnader osv.

Hva er galt med dette da?
La oss tenke oss, at vi synes kostnadene til mobiltelefon er høye. Er det fordi vi ringer en masse privat? I så fall er diskusjonen berettiget, men da har bedriften et større problem enn selve mobiltelefonen. Kostnadene til mobiltelefon er under 1 kr. pr. minutt. I de fleste bedrifter er kostnadene for de ansatte over 10 kr. pr. minutt – altså er arbeidstiden til denne aktiviteten mye viktigere enn selve mobilkostnaden. I de bedriftene jeg kjenner er det imidlertid ikke her problemet ligger.

Selve diskusjonen rundt kostnader er ikke feil, men innfallsvinkelen er feil! Som du kanskje allerede har forstått er mitt poeng at kostnadene ikke oppstår av seg selv. De oppstår som følge av at vi har bestemt oss for å gjennomføre ulike aktiviteter, og det er her problemet ligger. Vi driver med aktiviteter som ikke er lønnsomme, eller alternativt at vi samhandler på en slik måte at vi må ringe en masse for å oppklare problemer som oppstår. Og husk da at kostnaden knyttet til svinntid for den ansatte trolig er 10 ganger større enn mobilregningen! Og det er bare ringetiden. Hva med annen svinntid?

Kan du klare å oppnå en halv mill. i bedre resultat? 2 timer mindre tidsforbruk i uken på hvert prosjekt er alt som skal til dersom du produserer 8-10 boliger i løpet av et år.

I vårt nyhetsbrev som ble utsendt i begynnelsen av november, pekte vi blant annet på resultatgraden for bransjen. Vi mente at 3,3 % var for dårlig til at bedriftene vil overleve. Vi sa da at 10 % måtte være et realistisk mål å jobbe mot i første omgang. Blant annet fordi Block Watne AS sine konserntall viser 14,9 % for 2010. Vårt mål er altså ikke overambisiøst.

Hvordan skal vi så få til en slik forbedring?
Det blir som å starte et treningsprogram, du kommer ikke i toppform etter en uke eller to. Suksess oppnår du gjennom kontinuerlige små forbedringer, trinn for trinn – uke etter uke.

Et eksempel -forbedre resultatet med 2%
For et bolighus på 3,0 mill. kr. utgjør dette 60.000 kr. Omregnet i timeverk utgjør det ca. 100 timer, forutsatt at vi knytter det utelukkende til arbeidstimer. Dette tilsvarer igjen bare 2 timer pr uke. Merk da at vi ikke bare snakker om timer ute på byggeplass, men også tidsforbruket til selgere, byggledere, administrasjon osv. Det er altså snakk om ALLE timer, både direkte og indirekte som er involvert i et boligprosjekt.

Det ville nå være naturlig å innvende at man ikke klarer å unngå feil og komplikasjoner. Det er helt rett, men arbeider vi målbevisst for å redusere antall feil og samtidig forbedre samhandlingen mellom alle involverte, har vi erfart at det gir resultater. Vi gjør dette ved å standardisere måten arbeidet blir gjort på. Man må sørge for at den ene hånden vet hva den andre gjør, og at man gjør det likt hver gang.

PS. Let etter svinn på tid
Det er blitt forsket på tidsforbruk i en rekke bedrifter, og det har vist seg at det går med svært mye tid til andre ting enn selve produksjonen. Let etter svinn på tid!