Kostnader oppstår ikke fra intet. Kostnader oppstår som følge av aktiviteter som vi driver med, og aktiviteter kan vi kutte. Å kutte kostnader uten å kutte aktiviteter, blir ofte det samme som å ta fra de ansatte vertkøyet som skal hjelpe de til å jobbe effektivt.

Gjennom over 20 år med styrearbeid i små og mellomstore bedrifter, har jeg mange ganger sittet i styremøte og sett igjennom regnskapsrapporter. Noen ganger er resultatene for dårlig og da blir det gjerne fokus på økte inntekter og reduserte kostnader. Det starter som regel med en diskusjon rundt inntekter, der kanskje svikt i forventede inntekter er starten på diskusjonen.

Deretter dreier samtalen seg om bruttofortjeneste (differansen mellom inntekter og vareforbruket), før vi går raskt forbi lønn og sosiale kostnader og retter blikket mot driftskostnadene. Her blir det ofte en større diskusjon og nøye gjennomgang rundt kostnader til lokale, vedlikehold, elektrisitet og oppvarming, vask og renhold, telekostnader, regnskaps- og revisjonshonorar, forsikringer, markedskostnader osv.

Hva er galt med dette da?
La oss tenke oss, at vi synes kostnadene til mobiltelefon er høye. Er det fordi vi ringer en masse privat? I så fall er diskusjonen berettiget, men da har bedriften et større problem enn selve mobiltelefonen. Kostnadene til mobiltelefon er under 1 kr. pr. minutt. I de fleste bedrifter er kostnadene for de ansatte over 10 kr. pr. minutt – altså er arbeidstiden til denne aktiviteten mye viktigere enn selve mobilkostnaden. I de bedriftene jeg kjenner er det imidlertid ikke her problemet ligger.

Selve diskusjonen rundt kostnader er ikke feil, men innfallsvinkelen er feil! Som du kanskje allerede har forstått er mitt poeng at kostnadene ikke oppstår av seg selv. De oppstår som følge av at vi har bestemt oss for å gjennomføre ulike aktiviteter, og det er her problemet ligger. Vi driver med aktiviteter som ikke er lønnsomme, eller alternativt at vi samhandler på en slik måte at vi må ringe en masse for å oppklare problemer som oppstår. Og husk da at kostnaden knyttet til svinntid for den ansatte trolig er 10 ganger større enn mobilregningen! Og det er bare ringetiden. Hva med annen svinntid?