GRFS 3 - Fakturering

Standard av 10. september 2001 utarbeidet av Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening (NARF) og Økonomiforbundet.

Her følger de krav som etter denne standard er å anse som obligatoriske, så fremt kravene faller inn under de oppgaver regnskapsførervirksomheten har påtatt seg i henhold til oppdragsavtalen.

1. Ved faktureringsoppdrag skal det klart og entydig fremgå av oppdragsavtalen at et faktureringsoppdrag foreligger og hva det omfatter.
2. Regnskapsførervirksomheten skal tilpasse sine rutiner slik at oppdragsgivers kundereskontro kan holdes tilfredsstillende à jour.
3. Dersom faktureringsoppdraget påvirker lagerstyringen, skal
   regnskapsførervirksomheten tilpasse sine rutiner slik at oppdragsgivers lagerstyring kan holdes tilfredsstillende à jour.
4. Ved etablering av oppdrag skal regnskapsførervirksomheten sammen med oppdragsgiver vurdere de av oppdragsgiverens interne rutiner som påvirker oppdraget og tilpasse disse på en måte som sikrer forsvarlig fakturering og eventuell oppfølging.
5. Dersom regnskapsførervirksomheten i oppdragsperioden kommer over svakheter
   eller feil ved oppdragsgivers interne rutiner, skal dette tas opp med oppdragsgiveren. Ved vesentlige brudd eller gjentakelser, skal slik melding gis skriftlig.
6. Regnskapsførervirksomheten skal utføre fakturering i samsvar med krav som følger av lovgivning og oppdragsavtale, samt også ellers medvirke til at oppdragsgivers interesser ivaretas.
7. Så langt regnskapsførervirksomheten har hatt tilgang til faktureringsgrunnlaget i samsvar med hva som er avtalt i oppdragsavtalen, skal fakturering utføres til rett tid.
8. Regnskapsførervirksomheten skal tilrettelegge faktureringen slik at krav knyttet til lovbestemte rapporteringsplikter og annet som eventuelt følger av oppdragsavtale oppfylles.
9. Dersom oppdragsgivers faktureringsgrunnlag ikke er ordnet ved mottak, skal materiellet ordnes av regnskapsførervirksomheten.
10. Regnskapsførervirksomheten skal sørge for betryggende oppbevaring av oppdragsgivers faktureringsgrunnlag når den er i besittelse av dette.
11. Regnskapsførervirksomheten skal føre oversikt (logg) over tidspunkt for mottak av faktureringsgrunnlag, alternativt føre oversikt over forsinket levering.
12. Det skal føres oversikt over tidspunkt for rapportering og utlevering av faktureringsgrunn lag.
13. Regnskapsførervirksomheten skal påse at faktureringsgrunnlagene er tilstrekkelig spesifisert til å oppfylle lovbestemte innholdskrav til fakturaer.
14. Regnskapsførervirksomheten skal sørge for betryggende registrering av faktureringsgrunnlag, slik at nødvendige opplysninger vedrørende fakturamottaker, betalingsmottaker, KID-nummer, kontonummer, forfall, valuta og øvrig fakturainformasjon blir forsvarlig registrert.
15. Regnskapsførervirksomheten skal sørge for at faktura oppfyller lovmessige minimumskrav.
16. Regnskapsførervirksomheten skal sørge for sporbarhet mellom faktureringsgrunnlag og faktura.
17. Ved korrigering av feilfakturering, skal det utarbeides tilleggsfaktura eller kreditnota som sendes mottaker.
18. Dersom faktura med feil ikke er sendt, skal fakturaen med kreditnota arkiveres i oppdragsgivers arkiv med påtegning om at faktura ikke er sendt kunde.
19. Der oppdragsgiver helt eller delvis benytter faktoring, skal regnskapsfører–virksomheten foreta summeringskontroll av de fakturabeløp som skal til faktoring og ellers påse at avtalt informasjon tilføres faktoringselskapet.
20. Periodiske rapporter og statistikker skal utarbeides i samsvar med den frekvens som følger av oppdragsavtale.
21. Regnskapsførervirksomheten skal foreta betalingspåminnelser og rentefakturering i samsvar med den frekvens som følger av oppdragsavtale.
22. Regnskapsførervirksomheten skal ved betalingspåminnelser og rentefakturering bruke avtalte satser for purregebyr og misligholdsrente. Når satser ikke er avtalt skal regnskapsførervirksomheten ikke pålegge skyldnere slike krav.
23. Der hvor annet ikke følger av oppdragsavtale eller underliggende rutine, skal oversikt over inkassoklare krav godkjennes av oppdragsgiver før oversendelse til inkassoselskap.
24. Regnskapsførervirksomheten må ikke selv ufføre inkassohandlinger som strider mot lov om inkasso.
25. Det skal foreligge tilstrekkelig dokumentasjon til at gjennomførte faktureringer lar seg etterprøve og kontrollere.
26. Regnskapsførervirksomhetens egen oppdragsdokumentasjon skal, i den grad dokumentene er aktuelle, inneholde:
    1. kopi av faktureringsrapporter som er levert til oppdragsgiver
    2. kopi av utførte betalingspåminnelser
    3. dokumentasjon på mottak og utlevering
    4. kopi av oversendelse til faktoringforetak
    5. kopi av oversendelse til inkassoforetak
    6. øvrig korrespondanse
    7. dokumentasjon av utført kvalitetskontroll
27. Oppdragsansvarlig eller annen autorisert regnskapsfører skal minst en gang årlig kontrollere følgende for hver oppdragsgiver:
    1. Oppdragavtale er à jour
    2. Oversikt (logg) over mottak og utsendelse av faktureringsgrunnlag og annen dokumentasjon henholdsvis fra og til oppdragsgiver oppdateres fortløpende
28. Dersom den oppdragsansvarlige selv ikke utfører faktureringen eller kontroll før utsending , skal oppdragsansvarlig iverksette kvalitetskontroll.
29. Kvalitetskontrollen skal bestå i å forsikre seg om at faktureringsoppdraget utføres i samsvar med oppdragsavtale.
30. Kvalitetskontrollfrekvensen skal behovsvurderes, men minimum utføres årlig.
31. Oppdragsansvarlig skal dokumentere sin kvalitetskontroll i egnet oppfølgingssystem.
32. Avvik i form av feil og mangler avdekket under kvalitetskontroll dokumenteres og korrigeres så raskt som mulig.