GRFS 1 - Bokføring og årsoppgjør

Standard av 10. september 2001 utarbeidet av Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening (NARF) og Økonomiforbundet.

1.8 Oppsummering obligatoriske krav
Nedenfor følger de krav som etter denne standard er å anse som obligatoriske, så fremt kravene faller inn under de oppgaver regnskapsførervirksomheten har påtatt seg i henhold til oppdragsavtalen:

1. Regnskapsførervirksomheten skal utføre bokføringen i samsvar med krav som følger av lovgivningen, god regnskapsskikk, god bokføringsskikk, oppdragsavtale og også ellers medvirke til at oppdragsgivers interesser ivaretas.
2. Så langt regnskapsførervirksomheten har hatt tilgang på dokumentasjonen i samsvar med hva som er avtalt i oppdragsavtalen, skal oppgavepliktene oppfylles til rett tid.
3. Regnskapsførervirksomheten skal tilrettelegge regnskapsføringen slik at krav knyttet til lovbestemte rapporteringsplikter og annet som eventuelt følger av oppdragsavtale oppfylles.
4. Ved etablering av oppdrag skal regnskapsførervirksomheten sammen med oppdragsgiver vurdere de av oppdragsgiverens interne rutiner som påvirker oppdraget og tilpasse disse på en måte som sikrer forsvarlig regnskapsføring.
5. Dersom regnskapsførervirksomheten i oppdragsperioden kommer over svakheter eller feil ved oppdragsgivers interne rutiner, skal dette tas opp med oppdragsgiveren. Ved vesentlige brudd eller gjentakelser, skal slik melding gis skriftlig.
6. Dersom oppdragsgivers dokumentasjon ikke er ordnet ved mottak, skal materiellet ordnes av regnskapsførervirksomheten.
7. Regnskapsførervirksomheten skal sørge for betryggende oppbevaring av oppdragsgivers dokumentasjon når den er i besittelse av dette.
8. Regnskapsførervirksomheten skal føre oversikt (logg) over mottak av dokumentasjon, alternativt føre oversikt over forsinket levering.
9. Det skal føres oversikt over tidspunkt for rapportering og utlevering av regnskapsmateriale.
10. Regnskapsførervirksomheten skal påse at dokumentasjonens form og innhold tilfredsstiller lovbestemte dokumentasjonskrav.
11. Dersom regnskapsførervirksomheten kommer over brudd på dokumentasjonskravene, skal forholdet uansett tas opp med oppdragsgiver. Ved vesentlige brudd eller gjentagelser, skal slik melding gis skriftlig.
12. Ved bokføring av transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner skal regnskapsførervirksomheten på selvstendig grunnlag ta stilling til bokføringskonti balanseføring kontra resultatføring og skatte- og avgiftsmessig behandling. Eventuelle overensstemmelser med oppdragsgiver skal avklares.
13. Regnskapsførervirksomheten skal medvirke til at krav om toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering oppfylles.
14. Regnskapsførervirksomheten skal vurdere hvorvidt oppdragsgiver bør informeres om valgadgang mellom aktuelle regnskapsprinsipper og vurderingsregler. Der hvor oppdragsgiveren etter en vurdering som nevnt ikke informeres, skal hovedregler normalt legges til grunn.
15. Kontoplan tilpasses oppdragsgiver, men bør i størst mulig grad følge norsk standard kontoplan. Ved valg av bokføringskonti må det spesielt påses at skatte- og avgiftsbestemmelser følges.
16. Regnskapsførervirksomheten skal sørge for å ha dokumentasjon på de deler av regnskapssystemet regnskapsførervirksomheten bruker under
    oppdragsutførelsen, som beskriver kontrollmulighet og hvordan systemgenererte poster kan etterprøves.
17. Dokumentasjonen skal kunne fremlegges i hele oppbevaringsperioden. Dette gjelder også etter at oppdrageter opphørt.
18. Ved korrigering av feil og avvik hvor originaldokumentasjonen ikke klart grunngir rettingen, skal korreksjonen være begrunnet og normalt attestert av oppdragsgiver.
19. Dersom regnskapsførervirksomheten utsteder dokumentasjon, skal dokumentasjonen tekstes slik at det fremgår hva denne gjelder. Egenprodusert dokumentasjon som ikke kan begrunnes med annen dekkende dokumentasjon skal godkjennes av oppdragsgiver.
20. Der hvor det er vesentlig for å sikre avstemmingen, skal ekstern informasjon og dokumentasjon innhentes.
21. Det skal foreligge tilstrekkelig dokumentasjon til at avstemmingen lar seg etterprøve.
22. Hvis ikke praktiske forhold begrunner noe annet, skal nødvendige spesifikasjoner til avstemmingen oppbevares hos regnskapsførervirksomheten. Nødvendig avstemmingsmateriale skal uansett kunne fremskaffes etter anmodning fra kontrollinstans.
23. Regnskapets enkelte konti i balansen, eventuelt også i resultatregnskapet, skal avstemmes dersom dette er hjemlet i lov eller vurderes som vesentlig for å sikre regnskapsrapportens kvalitet. Regnskapsførervirksomheten må kunne begrunne omfang og frekvens for aktuelle avstemminger.
24. Ved hver periodiske regnskapsavslutning skal minimum følgende konti i balansen avstemmes: (Avvik skal følges opp)
    1. kunde- og leverandørreskontro
    2. bankkonti
    3. kasse
    4. skyldig skattetrekk
    5. oppgjørskonto merverdiavgift
    6. skyldig arbeidsgiveravgift

25. Samtlige konti i balansen, samt nødvendige resultatkonti, skal være avstemt før endelig årsregnskap utarbeides. Avvik skal følges opp.
26. Regnskapets konti for varelager avstemmes minimum årlig mot varelagerliste, evt. sammendrag av denne. Det skal påses at varelagerlistene oppfyller de spesifikasjonskrav som regelverket stiller.
27. For hver periode gjennom året skal det som et minimum foretas visuell kontroll av om kunde- og leverandørsaldoene synes rimelige. Uklare forhold tas opp med oppdragsgiver. I mer kompliserte tilfeller skal dette skje skriftlig.
28. I tilknytning til årsregnskapet skal innkomne kontoutdrag avstemmes mot reskontroene. Som et minimum skal aldersfordelte saldolister eller spesifisert reskontro, påført eventuelle merknader, oppbevares hos
    regnskapsførervirksomheten. Uklare forhold tas opp med oppdragsgiver, slik at reskontroen fremstår som sannsynlig og det normalt er sammenheng mellom de siste åpne poster og saldo.
29. Regnskapets konti for bank avstemmes for hver periode mot bankens kontoutdrag.
30. For oppdragsgivere med kontantomsetning avstemmes periodevis konti for kasse mot lovbestemt dokumentasjon av kontantomsetning (dagsoppgjør). Beholdning i kassebøker avstemmes mot saldo for tilhørende konti etter hver periodes registrering.
31. Ved årsskiftet må det, for enhver kasse, påses at det foreligger dokumentasjon for opptalt beholdning som stemmer med regnskapet.
32. Hvis regnskapsførervirksomheten på noe tidspunkt finner kassebeholdningen usannsynlig, skal dette tas opp mi oppdragsgiver. I ettertid må det kunne påvises hvordan dette er tatt opp og videre er behandlet.
33. Regnskapsførervirksomheten skal for hver skattetrekkstermin avstemme konti for skyldig skattetrekk, ved kontroll av at innsendte oppgaver og betalinger er i samsvar med regnskapsførte størrelser.
34. Regnskapsførervirksomheten skal kontrollere at særskilt bankkonto for skattetrekk etter hver periode inneholder tilstrekkelige midler til å dekke skyldig skattetrekk, eller at det foreligger tilstrekkelig bankgaranti. Hvis dette ikke er tilfelle, skal regnskapsførervirksomheten omgående skriftlig gjøre oppdragsgiver oppmerksom på forholdet.
35. I tilknytning til årsregnskapet skal trukket skattetrekk avstemmes mot Årsoppgave for arbeidsgiveravgift Følgeskriv til lønns- og trekkoppgaver (RF-1 025).
36. Regnskapsførervirksomheten skal for hver avgiftstermin avstemme oppgjørskonto merverdiavgift, ved kontroll av at innsendte oppgaver og betalinger er i samsvar med regnskapsførte størrelser og grunnlaget for merverdiavgiften.
37. Regnskapsførervirksomheten skal for hver arbeidsgiveravgiftstermin avstemme skyldig arbeidsgiveravgift, ved kontroll av at innsendte oppgaver og betalinger er i samsvar med regnskapsførte størrelser og grunnlaget for arbeidsgiveravgiften.
38. I tilknytning til årsregnskapet skal beregnet arbeidsgiveravgift avstemmes mot Årsoppgave for arbeidsgiveravgift Følgeskriv til lønns- og trekkoppgaver (RF-1025) og Kontroll over registrerte og innberettede beløp (RF-1022).
39. Periodiske regnskapsrapporter og pliktige spesifikasjoner skal utarbeides gjennom året i samsvar med den frekvens som følger av oppdragsavtale.
40. Periodiske regnskapsrapporter skal bygge på avstemte tall.
41. Regnskapsrapportene skal i alminnelighet kommenteres.
42. Brudd på regnskaps-, bokførings-, skatte og avgiftslovgivningen fra oppdragsgivers side som regnskapsførervirksomheten kommer over i tilknytning til regnskapsføringen, skal uansett tas opp skriftlig med oppdragsgiver. I tillegg skal uklarheter og spørsmål tas opp.
43. Resultatregnskap og balanse etter regnskapsloven eller ligningsloven skal baseres på avstemt og dokumentert saldobalanse.
44. Videre skal regnskapsførervirksomheten:
    1. gjennomgå kommentarer til periodiske regnskaper, revisors nummererte brev og annen korrespondanse for å sikre at alt er besvart og rettet
    2. utarbeide tilleggsopplysninger (noter), med tydelig referanse til de poster i regnskapet opplysningene gjelder
    3. informere oppdragsgiver om krav til underskrifter
    4. informere oppdragsgiver om krav til oppbevaring av årsregnskapet
45. Det skal for hver enkelt oppdragsgiver etableres et oversiktlig system som ivaretar kravene til dokumentasjon av regnskapsførervirksomhetens arbeid for oppdragsgiver
46. Det skal for hver oppdragsgiver registreres med dato alle gjennomførte, vesentlige ledd i arbeidet, herunder avstemminger, produksjon av oppgaver og rapporter, samt kvalitetskontroll.
47. Regnskapsførervirksomheten skal kunne tidfeste og forklare hva de enkelte ledd består i, og likeledes med dette som utgangspunkt kunne påvise at arbeidet er utført i samsvar med oppdragsavtale.
48. Oppdragsdokumentasjonen skal, i den grad dokumentene er aktuelle, inneholde:
    1. Faste opplysninger, herunder oppdragsavtale, fremdriftsskjema og kvalitetskontrolldokumentasjon
    2. Avstemminger av eiendeler, herunder nødvendige spesifikasjoner til disse
    3. Avstemminger av gjeld, herunder nødvendige spesifikasjoner til disse
    4. Avstemminger av resultatkonti
    5. Årsregnskap med lovbestemte beretninger og ligningsoppgaver, herunder sporbarhetsspesifikasjoner til årsregnskap og næringsoppgave
    6. Pliktige spesifikasjoner pr årsslutt.
    7. Budsjetter og periodiske regnskapsrapporter
    8. Tom
    9. Revisors korrespondanse
    10. Annen korrespondanse
49. Oppdragsdokumentasjonen benyttes løpende gjennom året. Det skal vurderes hvorvidt det foreligger behov for egen beskrivelse av hvordan systemet er bygget opp og anvendes.
50. Oppdragsdokumentasjonen skal oppbevares ordnet og forsvarlig av regnskapsførervirksomheten i I 0 år etter utløpet av regnskapsåret.
51. Regnskapsførervirksomhetens egne eksemplarer av periodiske regnskaper og avstemmingsdokumentasjon tilknyttet disse kan likevel oppbevares i kortere tid, dersom oppdragsansvarlig og regnskapsførervirksomheten anser dette som forsvarlig. Ved slik vurdering er det særlig viktig å ta hensyn til hvorvidt det er sannsynlig at regnskapet underlegges bokettersyn eller annen form for kontroll. Slik dokumentasjon må uansett oppbevares i minimum 2 år etter utløpet av regnskapsåret.
52. Regnskapsførervirksomheten skal gjennomføre en systematisk gjennomgang av at rutinene gjennomføres som forutsatt.
53. Regnskapsførervirksomheten skal kunne begrunne og dokumentere at kvalitetskontrollen utføres i et omfang og med en frekvens som gir trygghet for riktig behandling. Av særlig viktighet er kvalitetskontroll av kompliserte forhold og uautoriserte medarbeideres arbeid.
54. Oppdragsansvarlig eller annen autorisert regnskapsfører skal minst en gang årlig kontrollere følgende for hver oppdragsgiver:
    1. Oppdragsavtale er å jour
    2. Fullmakter er skriftlig dokumentert
    3. Oversikt (logg) over mottak og utsendelse av regnskapsmateriale og annen informasjon henholdsvis fra og til oppdragsgiver oppdateres fortløpende
    4. Avstemminger utføres periodisk og dokumenteres tilfredsstillende
    5. Fremdriftsoversikt som viser hva som er utført for oppdragsgiver holdes å jour
    6. Oppdragsdokumentasjon er å jour
55. Dersom arbeid utføres av andre enn den oppdragsansvarlige selv skal oppdragsansvarlig utføre kvalitetskontroll, eventuelt påse at slik kontroll utføres av en eller flere andre autoriserte regnskapsførere.
56. Kvalitetskontroll skal utføres gjennom året. Det er ikke tilstrekkelig at slik kontroll begrenses til gjennomgang i tilknytning til årsoppgjøret.
57. Oppdragsansvarlig skal dokumentere sin kvalitetskontroll i egnet
    oppfølgingssystem.
58. Avvik i form av feil og mangler avdekket under kvalitetskontroll dokumenteres og korrigeres så raskt som mulig.

Regnskapsførervirksomheten må ikke påta seg oppgaver som vil være i strid med lovbestemmelser om rettshjelpsvirksomhet.